Nieuwsbrief SHOP mei 2018 

SHOP en de AVG
SHOP heeft de afgelopen maanden het nodige geregeld met het oog op de nieuwe privacywet: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Graag informeren wij middels deze speciale nieuwbrief nader over de inzet die we de afgelopen periode hebben gepleegd. We richten ons hierbij op de maatregelen en inzet die u als aangesloten huisarts raken of zouden kunnen raken. Dit is geen uitputtend overzicht van de inzet van SHOP in dit kader.

Privacy verklaring
Een groot aantal bepalingen vanuit de AVG wijkt in feite niet af van wetgeving zoals deze reeds bestond. Nieuw is in vele gevallen wel dat het organisaties vraagt vast te leggen en inzichtelijk te maken welke verwerking van gegevens precies plaatsvindt en hoe geborgd is dat hier bedachtzaam mee wordt omgegaan. Ten aanzien van de gegevens die SHOP als contractant voor POH GGZ verwerkt van patiënten van aangesloten huisartsen is dit opgenomen in een privacyverklaring op de website van SHOP. Deze verklaring kunt u hier vinden.

UZI pas
De AVG stelt eisen aan de toegang tot systemen waarin persoonsgegevens worden verwerkt. Deze mogen logischerwijs niet zomaar voor iedereen toegankelijk zijn, maar moeten beveiligd zijn. Daarnaast moet geregistreerd worden welke medewerker, op welk moment, bij welke gegevens is geweest. Middels gebruik van een UZI pas kunnen beide elementen gerealiseerd worden. In dat kader heeft SHOP voor alle POH GGZ werkzaam vanuit SHOP een UZI pas aangevraagd. Alle POH GGZ van SHOP hebben deze pas inmiddels ook in hun bezit en kunnen hier gebruik van maken. Hiervoor worden geen kosten bij u, als klant van SHOP, in rekening gebracht. Wel vragen we ook uw medewerking op de (mogelijkheid tot) naleving van het UZI-pas gebruik door POH-GGZ.

Verwerkersovereenkomst
In de AVG wordt gesproken over “verwerkersverantwoordelijken” en “verwerkers”. Wanneer u als huisarts bijvoorbeeld de personeelsadministratie uitbesteedt bent u als huisarts verwerkersverantwoordelijke en de organisatie die de personeelsadministratie verzorgt de verwerker. In deze verhouding stelt de AVG dat een verwerkersovereenkomst moet worden gesloten.

In de verhouding tussen SHOP en aangesloten huisartsen is echter geen sprake van een verwerkersverantwoordelijke en een verwerker maar is sprake van gedeelde verwerkingsverantwoordelijkheid. SHOP werkt met gegevens van patiënten van de huisarts. De NAW gegevens worden door de huisarts aan SHOP ter beschikking gesteld, daarnaast verwerkt SHOP ook declaratiegegevens. Deze gegevens worden door de POH-GGZ die in dienst is van SHOP aan SHOP aangeleverd. Wat er met deze gegevens vervolgens gebeurt kan SHOP zelf bepalen. Ook hoe deze gegevens worden opgeslagen, in welk systeem en hoe lang deze gegevens bewaard worden regelt SHOP zelf. We gaan er daarom vanuit dat SHOP hierdoor samen met de huisarts heeft te gelden als verantwoordelijke in de zin van de AVG voor de verwerking deze gegevens.

Dit brengt met zich mee dat er geen verwerkingsovereenkomst hoeft te worden afgesloten met SHOP. Wel moeten er afspraken worden gemaakt tussen SHOP en huisarts over bijvoorbeeld de informatieverplichting aan patiënten, maar dat kan ook in de bestaande overeenkomst die u met SHOP heeft. In de komende weken zal u hiervoor een addendum op de bestaande overeenkomst worden voorgelegd.

De functionaris gegevensbescherming (FG)
Met de komst van de AVG is de functionaris gegevensbescherming geïntroduceerd. Dit is iemand die binnen de organisatie toezicht houdt op de toepassing en naleving van de AVG. Over de noodzaak van het hebben van een dergelijke functionaris loopt landelijk de discussie nog. Volgens de AVG is het hebben van een dergelijke functionaris verplicht wanneer het gaat om grootschalige gegevensverwerking van gevoelige gegevens. Wanneer precies sprake is van “grootschalig” in dit kader is echter niet duidelijk. Omdat het gaat om Europese wetgeving en hier op Europees niveau één lijn in getrokken dient te worden is de verwachting dat definitieve operationalisering van dit begrip in de komende tijd nader ingevuld zal worden. In deze context heeft SHOP ervoor gekozen toch reeds een FG aan te stellen. Mevrouw mr. Adriënne Tingen, in dienst bij de LHV-Huisartsenkring Haaglanden, neemt deze taak voor SHOP op zich.